Chương trình chống hối lộ sẽ chỉ đạt hiệu quả chỉ khi được kiểm soát hữu hiệu. Doanh nghiệp cần cân nhắc xem qui trình nào sẽ giúp kiểm soát tốt nhất chương trình và cần phải thực hiện các hình thức kiểm tra nào để giám sát việc thực hiện. Doanh nghiệp ở quy mô nào cũng cần các hoạt động kiểm soát nội bộ nhất định, ví dụ như kiểm soát chi tiêu và ký đơn đặt hàng,.. Có một số điểm cần lưu ý sau đây:

• Kiểm soát tài chính (bao gồm cả kiểm soát kế toán nội bộ) là việc thiết yếu và khi được thực hiện đúng sẽ giúp phát hiện sai phạm. Minh bạch và chính xác, trong cả việc lưu trữ hồ sơ và các tài liệu thiết yếu, là điều chủ chốt.

Theo COSO 2013, kiểm soát nội bộ nhấn mạnh vào bốn nội dung căn bản đó là: quá trình, con người, sự đảm bảo hợp lý và mục tiêu. Để thiết lập hệ thống kiểm soát nội bộ cần tiến hành theo 2 giai đoạn như sau:

Giai đoạn chuẩn bị:

• • Thành lập ban chỉ đạo gồm ban lãnh đạo cao nhất của công ty và những nhân viên chủ chốt sẽ thực hiện xây dựng quy trình kiểm soát nội bộ.
  • Lên kế hoạch triển khai chương trình xây dựng quy trình kiểm soát nội bộ.
  • Đào tạo đội ngũ lãnh đạo và cán bộ chủ chốt về kiểm soát nội bộ.
  • Thuê chuyên gia tư vấn về thiết kế kiểm soát nội bộ (nếu cần thiết).
  • Đánh giá hiện trạng kiểm soát nội bộ tại đơn vị.
  • Triển khai các bước để tái thiết lập hay hoàn thiện quy trình kiểm soát nội bộ (quá trình này là một quá trình diễn ra thường xuyên, luôn có đánh giá lại, cập nhật rủi ro và cập nhật, điều chỉnh hoạt động kiểm soát nội bộ).

Giai đoạn triển khai xây dựng quy trình KSNB:

• • Xác định triết lý kinh doanh, tầm nhìn của doanh nghiệp.
  • Xác định sứ mệnh, giá trị cốt lõi mà doanh nghiệp hướng đến.
  • Xác định mục tiêu của doanh nghiệp trong ngắn hạn, dài hạn.
  • Xác định rủi ro mà doanh nghiệp có thể gặp phải.
  • Xác định cơ chế kiểm soát chung của doanh nghiệp.
  • Xác định cơ cấu tổ chức toàn doanh nghiệp.
  • Xác định chức năng, nhiệm vụ và mục tiêu của từng bộ phận, từng nhân viên trong doanh nghiệp.
  • Xác định rủi ro của từng bộ phận.
  • Xác định cơ chế kiểm soát cho từng bộ phận và cho từng nhân viên.
  • Quy chế, tài liệu hoá các cơ chế kiểm soát trong các quy chế bộ phận và trong từng bảng mô tả công việc cụ thể.
  • Xác định tất cả các quy trình nghiệp vụ của doanh nghiệp.
  • Xác định các chức năng của từng quy trình.
  • Xác định rủi ro của từng quy trình.
  • Xác định cơ chế kiểm soát rủi ro của từng quy trình.
  • Quy chế hoá các cơ chế kiểm soát của từng quy trình trong các quy chế nghiệp vụ.
  • Thiết lập các kênh truyền thông (nội bộ/bên ngoài).
  • Lựa chọn phương pháp truyền thông.
  • Lập kế hoạch đánh giá KSNB thường xuyên và định kỳ.
  • Thiết lập mức chuẩn tối thiểu.
  • Báo cáo các hoạt động kiểm soát yếu kém.
  • Theo dõi giám sát quá trình khắc phục.
• Các điều khoản hợp đồng, nếu được theo dõi tốt, sẽ nêu bật các điểm thiếu minh bạch trong thanh toán và kinh doanh.
• Quản lý tốt sẽ giúp xác định sai phạm về quà tặng, tiếp khách và các vấn đề chi tiêu;
• Quan hệ với nhân viên và các chính sách công-tư nếu được duy trì tốt sẽ khuyến khích được sự cởi mở và tuân thủ.
• Nếu cấp lãnh đạo nêu gương sẽ giúp tạo ra văn hoá của tổ chức.
• Thường xuyên rà soát chương trình là điều cần thiết, có thể đưa chúng vào chương trình nghị sự của Hội đồng quản trị hoặc các cuộc họp.
• Cần lưu giữ sổ sách cẩn thận, rõ ràng, sẵn sàng cho việc kiểm tra.
• Kiểm tra chỉ phát huy tác dụng nếu các quy trình được tuân thủ.